DIPS
作成日 1999/10/1
改訂日 2000/12/27
Ver.1.5

 
DIPSとは簡単に言うと仕事を細かく分解しスケジューリングする事によりホワイトカラーの生産性を上げる手法です。日本LCAより様々な本が発行され、導入指導、ノーツ上でDIPSを実現するソフトの販売がされています。今回は特に自分が感銘を受けた「DIPS運動」ダイヤモンド社発行に掲載されている 職種別にみた「DIPS運動」成功の条件と、期待すべき効果について紹介します。
 
この中では職種別になぜ生産性が上がらないか、生産性を上げるためDIPSをどういかすが記載されていますが、「経理」「総務」「人事」の項目は自分の行っている職種でもありとても感銘を受けました。
 
まずこれら総務系の仕事は常に受け身に仕事がなされている事を指摘しています。
 
引用>「二週間後の水曜日の午後三時あいているかなあ。」と言って質問すると、セールスマンなら、大抵の人は「ちょっと待って下さいよ。」と言って自分のスケジュール帳を見ます。ところが「経理事務」をやっている女子社員に同じ事を聞けばどうでしょうか。「え、水曜日ですか。水曜日なら大丈夫ですよ」と、即座に答えてくれます。<
 
これには自分にはどっきとしました。自分も二週間後の水曜日の3時なら即座に大丈夫と答えてしまいます。
 
引用>だからと言って彼女が暇なのではありません。それどころか、ひょっとすると毎日二時間も三時間も残業続きなのかも知れません。ただアポは入っていないのです。今日から二週間後の水曜日の午後三時までにやらねばならない仕事は山ほどあるのですが、それらを何時やらねばならないのかと言うことは決まっていないのです。いえ、決まっていないのではなくて、彼女が決めていないのです。そうなのです「決めていない」事に問題があるのです。だから、すべての仕事が「受身」的にならざるを得ないのです。
 
そうなのです。筆者もいつもなにか忙しい感じがずっとしているのですが、その原因は急に頼まれる雑用なのです。自分にとって雑用と言えどもそれは誰かが必ずやらなければならない仕事ですので結局すぐその仕事をします。その雑用をしながら頭の中では、さっきやっていた仕事が早くやらな間に合わないとか考えています。すると雑用の仕事もなんか手に着かなくなり時間がかかり、やっと終わってさっきやってた本業にもどると「どこまでやっていたっけ?」となり集中力を取り戻すのにまた時間が掛かります。
 
集中は、わずか数秒の「割り込み」で、元の「集中状態」に戻るのに、15分もかかってしまうそうです(経営コンサルタント太田秀一氏)
 
 「DIPS運動」を読んで自分の生産性を落としている原因はこれだとはっきり感じました。そこでこの本で一ヶ月のスケジュールをせめて30分単位で立てて仕事に挑めば、雑用が入ってきてもスケジュール帳を見ながらはっきりと「いま立て込んでいるので今日の四時から始めます」とか「今日はできません」とか言えると言っています。
 実際問題雑用を断れるのかどうかは別にしてこうすれば受身で仕事をする事が少なくなり、明日やる仕事をどう効率的にやろうかと考えられます。あれとあれは一緒に持っていこうとか考えられるわけです。この本を読みスケジュールを立てて仕事をする事の意味がやっとわかりました。自分は現在の所30分単位でスケジュールを立てる所までは至っていませんが4ヶ月先位まで何を何時までにするかをMS-PROJECTによりスケジュールしました。これだけでもかなり効率的に仕事が進められるようになったと思います。ただ雑用は断れません。30分単位でスケジュールを立てないとはっきり「何時からやるけどいいですか」とは言えませんから。効率よく30分単位でスケジュールできるソフトがないか物色中です。
 
 

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